13.01.2020

Построение отдела продаж с нуля

Как построить отдел продаж с нуля?

Каждая компания, начинающая активное развитие, нуждается в обеспечении более высокого уровня продаж. Чтобы получить действительно высокие показатели, задумайтесь об организации отдела продаж.

Создать отдел продаж с нуля - непростая задача. Она требует много времени, знаний, материальных вложений. При правильном построении, грамотно выбранной стратегии, правильно подобранного квалифицированного персонала отдел продаж будет работать эффективно и результативно. Для этого необходимо пройти основные этапы:

·         Сформулировать и составить главные цели, к которым будет стремиться компания

·         Подобрать и разработать подходящую именно вашему бизнесу организационную структуру

·         Разработать финансовый план

·         Подготовить шаблоны всей необходимой документации

·         Набрать и обучить сотрудников

·         Организовать информационное обеспечение, автоматизировать работу

·         Наладить коммуникацию внутри системы компании

Рассмотрим организацию отдела продаж поэтапно и более подробно.

Поставить цель

Для начала нужно определиться, какой результат вы хотите увидеть, закончив работу построения отдела продаж. Различают несколько видов цели: финансовая, стратегическая и цель менеджера.

Финансовую цель иначе можно назвать планом продаж. План продаж — это ряд поставленных задач, обязательных для выполнения в определенный промежуток времени: неделю, месяц, квартал, полугодие, год. В задачи должно входить увеличение количества новых клиентов и реализованного товара. Такой план необходим для четкого определения целей и мотивации перед сотрудниками, контроля деятельности компании. Не существует одного универсального для всех метода разработки плана продаж. Каждая организация формирует для себя свой индивидуальный способ его разработки, учитывая потребности и особенности рода деятельности.

Стратегическая цель – это система ориентиров, выраженная в росте показателей и постоянного улучшения результатов, достигаемых компанией в будущем. Цели должны иметь привязку ко времени, быть понятными и измеримыми. Они могут быть поставлены и к отдельным исполнителям, и ко всей компании в целом.

Постановка стратегической цели начинается с миссии. Миссия выражает предназначение компании, ее приоритетные ценности, принципы, роль в обществе, это смысл ее создания и существования. Миссия становится платформой для мотивации сотрудников, вносит стратегический смысл в деятельность организации.

Несомненно, каждый работник компании играет важную роль в ее развитии и функционировании. Ее настоящее и будущее зависит во многом от личных качеств, знаний, умений и способностей менеджеров. Для достижения лучших результатов разрабатывается цель менеджера. Она представляет собой формулирование основных требований и задач, личный план продаж, личные достижения. Без изначально не сформулированных целей, у работников не будет ориентира, они начнут переходить от одного решения к другому, либо станут придумывать свои собственные цели. Ни один менеджер не сможет добиться успеха без четкого плана в работе.

Выстроить структуру

Трудно представить ситуацию, где руководитель отдела продаж находится в подчинении рядового менеджера, а любой сотрудник отдела маркетинга может напрямую заявиться к директору предприятия. Для поддержания порядка в компании и исключения подобных ситуаций следует правильно выстроить организационную структуру.

Организационная структура представляет собой систему взаимоотношений между руководящим составом и рабочим персоналом. Она представляется схемой, распределяющей функции среди работников, где каждый отдел, его руководитель, управленческие единицы и их связи показаны отдельными блоками.

Почему так необходимо проработать структуру?

·         Организационная структура помогает систематизировать и распределять деятельность, а главное – повышать ее качество. Легче всего преодолевать различные разногласия и конфликты, если структура проста и понятна. Когда люди знают свои основные обязанности, как их лучше выполнять, понимают, в каком отделе они работают, производительность работы гораздо увеличивается.

·         Оптимизация структуры компании позволяет ей качественней и эффективней функционировать на рынке. Экономя на менее прибыльном подразделении и расширяя более успешное, можно добиться максимальной продуктивности организации.

·         Организационная структура даст возможность создать комфортные условия для вхождения новых сотрудников в компанию и избавит от целого ряда вопросов, возникающих у новобранцев в период адаптации.

·         Структура позволит упорядочить численность персонала и сформировать нужное количество подразделений, для обеспечения целей компании.

Рассмотрим основные и наиболее распространенные типы организационных структур и их характерные признаки для максимально оптимального построения отдела продаж. Крайне важно верно определить структуру, подходящую именно вашему бизнесу.

1.       Линейная структура.

Одной из самых логичных и элементарных для управления компанией является линейная структура. Ее можно представить в виде иерархической пирамиды, где на вершине стоит главный руководитель, на средних звеньях управляющие отделами, и на низких находятся рядовые менеджеры. Подходит такая структура преимущественно для мелких и средних компаний. Конкретное распределение обязанностей и полномочий, возможность карьерного роста и простая коммуникации между сотрудниками и руководителями, приносит линейной структуре определенные достоинства. 

Не обойдется и без недостатков: в следствие строгой коммуникации между отделами «сверху вниз» и недосягаемости высшего руководства, периодически возникают конфликты и недопонимания. А высокая загруженность управляющих и менеджеров приводит к ошибкам в работе, и, соответственно, к потере прибыли и репутации компании.

2.       Линейно – штабная структура.

Отличается присутствием дополнительных отделов (штабов), не имеющих как таковых прав принимать решения. Первоочередной задачей которых является участие в поддержке менеджеров в управлении и выполнении различных функций. В данной структуре принятие решений происходит гораздо медленнее.

По сути, штаб - это экспертный совет, состоящий из специалистов определенной области. Важные вопросы выносятся на рассмотрение штаба, в ходе него формируется решение, которое воплощается в жизнь руководителем или менеджером.

Такая структура предусматривает привлечение сторонних консультантов и экспертов, разгружает высших руководителей, позволяет рассматривать вопросы тщательней, а, следовательно, приходить к более правильному решению. К недостаткам можно отнести недостаточно четкое представление ответственности, в следствие неучастия принимающего решения лица в его осуществлении.

3.       Функциональная структура.

Сущность функциональной структуры заключается в выполнении специалистами отдельных задач по конкретным вопросам. Специалисты одного направления объединяются в структурные подразделения, где выполняют функции и принимают решения в рамках своей профессиональной деятельности.

К плюсам функциональной структуры можно отнести освобождение от решений специальных вопросов линейных руководителей, наличие отделов высококомпетентных, отвечающих за определенное направление в своей области специалистов.

Негативной стороной является отсутствие взаимопонимания между работниками разных отделов, невозможность поддержания хорошей, постоянной коммуникации между ними, а также сокращение ответственности за работу у исполнителей, поскольку обезличивается выполнение обязанностей.

4.       Проектная структура.

Возникновение проектной организационной структуры носит временный характер в период актуальности проблемы. Она создается путем собрания самых квалифицированных специалистов различных профессий для обсуждения и выноса верного решения определенного вопроса в установленные сроки. Каждый проект имеет свои собственные цели, планирование и организацию работ. Для этого специально выделяются финансовые и материальные ресурсы. После определения и решения проблемы проект распадается, а все его участники переходят либо обратно в свой отдел, либо собираются в новом проекте.

Плюсы проектной структуры составляют: полноценный подход к устранению проблемы, увеличение ответственности управляющего за проекты, концентрация всех усилий на решении поставленной задачи.

К минусам можно отнести дробление имеющихся у компании ресурсов и затруднение поддержания работы, в случае, если несколько проектов создается одновременно. А также обеспечение полной загруженности сотрудников в команде в процессе работы над проектом и после его завершения.

5.       Товарная структура.

Товарная (продуктовая) структура позволяет крупной организации уделять каждому виду выпускаемого продукта достаточно внимания. Если у компании реализуется пять видов товара, то и отделов следует построить пять.

Преимущества данного вида структуры выделяются высокой производительностью: принятие решений происходит быстро, а неэффективные единицы товара и соответствующие им подразделения легко закрыть.

Однако товарной структуре присуще такие недостатки, как нездоровая конкуренция между внутренними отделами, возникновение конфликтов при принятии решений, неверное использование сотрудниками своих полномочий.

Определить расходы

Без материальных и финансовых затрат организовать работу отдела продаж не удастся. Тщательный просчет финансового плана обязателен перед построением отдела продаж с нуля.

Финансовое планирование – это прогнозирование всех доходов и расходов компании для обеспечения ее развития и увеличения производительности. Эффективность организации напрямую зависит от четкого и правильного планирования. Оно должно состоять из выяснения нужного организации количества ресурсов из различных источников и распределения их по структуре. Финансовое планирование является одним из самых важных элементов построения эффективного отдела продаж.

Нельзя подходить к процессу планирования формально, это ответственный, не допускающий ошибок этап. Финансовое планирование должно быть реальным, комплексным, сбалансированным, коллективным и прозрачным процессом.

Различают несколько основных видов плана:

·         Планирование капитальных расходов. Учитывает издержки на предметы длительного пользования. К ним можно отнести покупку или аренду недвижимости, мебели, техники, их ремонт и модернизацию.

·         Планирование прямых расходов. Это расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ или оказаниям услуг. К ним относят материал на изготовление продукции, рекламные акции, зарплата персонала.

·         К планированию косвенных расходов относят аренду офисов, оплату телефонии, коммунальных услуг. Это те затраты, поддерживающие в общем и целом деятельность компании.

Набрать и обучить персонал

После пройденных этапов вам предстоит организовать процесс набора кадров в отделе продаж. Существует 3 основных способа подбора персонала:

1.       Индивидуализированный отбор. Так называемое «выращивание персонала». Принимаются наиболее перспективные кандидаты и проводится обучение повышение их квалификации за счет организации.

2.       Поточный способ. Здесь ставка делается на массовый охват, принимаются люди со своими знаниями и умениями, проводится поверхностное знакомство и обучение, и в результате в компании остаются самые успешные кандидаты.

3.       Покупательный способ. Компания переманивает уже готовых высококвалифицированных специалистов из других организаций, посредством более выгодных предложений, высокой зарплаты, возможностью карьерного роста. Этот способ зачастую ведет за собой высокие затраты, поэтому подходит преимущественно крупным организациям.

Для повешения эффективности работы отдела продаж нужно постоянное развитие профессиональных знаний, умений и навыков – обучение персонала. Оно может проходить в виде лекций, планерок, тренингов, тестирования. Можно привлечь к этому процессу внешних экспертов, тренеров, выдающихся личностей для большей заинтересованности сотрудников в повышении квалификации.

Организовать взаимодействие

Вы определились со структурой, сформировали подразделения, распределили персонал, назначили руководителей и управляющих, теперь необходимо установить между ними коммуникацию. Отсутствие связи с отделом продаж или с маркетинговым отделом может стать причиной снижения эффективности работы и упадка в продажах. Руководители должны получать от подчиненных информацию для принятия решений и доводить принятые решения до исполнителей. Коммуникации должны осуществляться своевременно, быть полными и достоверными.

Можно использовать разные средства обмена информации: совещания, отчеты, беседы и обсуждения, телефонные разговоры. При построении организации нужно разработать и донести до сотрудников все необходимые документы по взаимодействию.

На деловое общение руководители тратят от 50% до 90% рабочего времени. К основной преграде эффективной работы около 70% руководителей относят именно слабые коммуникации. Если связи в организации налажены плохо, то сотрудники могут неправильно понимать, что от них хотят, и будут принимать ошибочные решения. Способность начальства общаться с подчиненными, а руководства отделов между собой является основным качеством продуктивности.

Подготовить документацию

Данный этап схож с предыдущим, различие составляет то, что в нем налаживается коммуникация не между отделами, а между компанией и клиентом. Документация разрабатывается вначале организации отдела продаж на каждый отчетный период и предназначается для всех сотрудников компании. Документы должны быть удобны для пользования, способствовать более четкой координации, снижать возможность возникновения конфликтов.

Представим список необходимых документов:

·         Список товаров и услуг компании

·         Прайс-лист

·         Перечень преимуществ

·         Список сравнения с конкурентами

·         Правила коммерческого предложения

·         Инструкции по работе с клиентом

·         Бланк оформления заказов

·         Перечень обязательных вопросов клиенту

·         Анкеты для заполнения при встрече с клиентом

·         Отчеты по результатам работы

Все сотрудники перед работой должны быть ознакомлены со всеми документами и обязаны им следовать. Важно предоставить возможность предлагать сотрудникам отдела продаж изменения в случае неактуальности документов.

Информатизация отдела продаж

Информация оказывает влияние на все сферы деятельности компании. Организация правильного информационного обеспечения способствует эффективному управлению, своевременному сбору и анализу данных, оценки ситуации, развитию компании в перспективе. В документах отчетности содержатся сведения о количестве товара, ценах, продажах, запасах продукции, доходах. Постоянное наблюдение за текущей информацией необходимо для разработки и корректировки планов продаж.

Внедрение информационных систем при организации отдела требует значительных финансовых и временных затрат. Оно представляет собой комплекс аппаратного и программного обеспечения. Крупным предприятиям необходимо применение передовых технологий контроля и автоматизации продаж. Мелким подойдут мини-системы, включающие в себя компьютеры, Интернет, телефонию, средства поиска и просмотра информации, CRM системы, базы данных.

С помощью внедрения компьютерных систем можно автоматизировать ведение клиентских баз, наблюдение за работой с клиентами, прогнозирование, планирование и заключение договоров, результатов продаж. А также контролировать взаимодействие между отделами, формировать отчетность и вести документацию.

Подведем итоги

Чтобы построить отдел продаж с нуля нужно приложить немало времени и сил. Это дело требует знаний, больших денежных и материальных затрат, внимания и организаторских способностей, а ошибки могут привести к крупным трудозатратам и потери уже имеющихся благ. Однако грамотно построенный, налаженный отдел продаж увеличивает объем торговли, повышает показатели, приносит высокий доход и придает авторитет компании в глазах клиентов.